System księgowy ma na celu racjonalizację przepływów finansowych w każdej firmie oraz uzyskanie poglądowego obrazu finansów firmy. System księgowy to zestaw procesów, procedur i metod zarządzania dokumentacją, które pomagają monitorować, zarządzać i raportować działalność finansową w organizacji. Stworzenie solidnego systemu księgowego od samego początku może pomóc zaoszczędzić czas i zasoby w dłuższej perspektywie. Pomaga również ograniczyć błędy i nieporozumienia, jeśli chodzi o przeglądanie dokumentacji finansowej i śledzenie wydatków w ciągu roku. Opracowanie sposobu konstruowania systemu księgowego dla firmy wiąże się z tworzeniem zasad, procedur i struktur organizacyjnych. Jednym ze sposobów trzymania pieczy nad firmową księgowością jest prowadzenie Księgi przychodów i rozchodów. Mają one na celu wspieranie sposób działania firmy. Im lepiej zorganizowany system księgowy, tym łatwiej będzie śledzić informacje finansowe z miesiąca na miesiąc i z roku na rok. Poniższe wskazówki mogą pomóc Ci zacząć.
Przeczytaj również artykuł, dzięki któremu poznasz tajniki księgowości pełnej i uproszczonej.
# Krok 1: Określ, jaki rodzaj systemu księgowego jest najlepszy dla Twojej firmy.
Pierwszym krokiem w kształtowaniu systemu księgowego jest określenie, jaki typ systemu najlepiej sprawdzi się w Twojej firmie. Jest to zwłaszcza istotne dla firm, które zdecydowały się na pełną księgowość.
Istnieją trzy główne rodzaje systemów księgowych: ręczne, komputerowe i w pełni zautomatyzowane. Ręczne systemy księgowe są najbardziej podstawową formą prowadzenia ewidencji i wiążą się z niewielką lub zerową automatyzacją. Systemy komputerowe są najbardziej rozpowszechnionymi systemami księgowymi, ponieważ są łatwe w konfiguracji i obsłudze, np. mała księgowość online. W pełni zautomatyzowane systemy łączą procesy księgowe i biznesowe oraz integrują się z innymi systemami w celu zarządzania złożonymi operacjami biznesowymi.
Każdy rodzaj systemu księgowego ma swoje zalety i wady. Na przykład, ręczne systemy księgowe są łatwe w konfiguracji i obsłudze. Jednakże mogą być trudne do skalowania i utrzymania w miarę rozwoju firmy. Systemy komputerowe zapewniają skalowalność, ale nie są tak elastyczne jak ręczne systemy księgowe. W pełni zautomatyzowane systemy zapewniają wysoki poziom automatyzacji i funkcjonalności, ale ich instalacja jest często bardzo kosztowna.
Jeśli chcesz założyć firmę lub przenieść jej siedzibę możesz to teraz zrobić przez Wirtualne biuro Wrocław
# Krok 2: Ustawienie dostępu użytkowników i określenie interfejsów
Po określeniu rodzaju systemu księgowego, który jest najlepszy dla Twojej firmy, możesz przejść do ustawienia dostępu użytkowników i określenia interfejsów. Będzie to zależało od systemu księgowego, ale ważne jest, aby upewnić się, że system jest dobrze zabezpieczony. Zapisy księgowe zawierają wiele wrażliwych informacji, więc ważne jest, aby chronić te informacje przed nieautoryzowanymi użytkownikami.
Niektóre systemy księgowe będą miały określone interfejsy użytkownika, z którymi trzeba pracować. Inne pozwolą Ci dostosować interfejsy użytkownika w razie potrzeby. Dobrym pomysłem jest posiadanie jak największej ilości interfejsów pomiędzy systemem księgowym a innymi systemami w firmie. Pomoże to usprawnić komunikację między różnymi systemami. Na przykład, jeśli masz system księgowy do fakturowania klientów i inny do śledzenia sprzedaży, to ma sens, aby mieć interfejs między tymi dwoma systemami, więc system sprzedaży może wysłać system fakturowania informacje o zakupach klienta.
# Krok 3: Określenie wymagań dotyczących wydajności
Kiedy już zdecydujesz się na rodzaj systemu księgowego, który pasuje do potrzeb Twojej firmy, możesz przejść do określenia wymagań dotyczących wydajności. Wymagania dotyczące wydajności odnoszą się do tego, jak szybko system może przetwarzać informacje. Przy określaniu wymagań dotyczących wydajności należy wziąć pod uwagę ilość transakcji i liczbę pracowników w firmie. Większość systemów księgowych ma oceny wydajności wymienione na swoich stronach internetowych. Oceny te powiedzą Ci, jak dobrze system księgowy skaluje się, aby spełnić potrzeby różnych branż i firm. Jeśli nie ma ocen wydajności wymienionych dla systemu rachunkowości, można użyć benchmarków branżowych, aby oszacować, jak dobrze będzie skalować.
# Krok 4: System księgowy – Ustalenie miejsca przechowywania danych
Kolejnym krokiem w kształtowaniu systemu księgowego jest określenie miejsca przechowywania danych. W zależności od rodzaju systemu księgowego, którego używasz, możesz być w stanie przechowywać dane w chmurze lub na firmowym serwerze. Jeśli masz ograniczenia w przechowywaniu danych, będziesz musiał przechowywać dane na komputerze lub sieci komputerowej, która znajduje się w Twoich biurach lub na terenie firmy. W zależności od rodzaju używanego systemu księgowego, możesz być w stanie korzystać z jednej bazy danych, która przechowuje wszystkie dane związane z zapisami księgowymi. Jeśli system księgowy wymaga oddzielnych baz danych dla różnych typów danych, potrzebny będzie system zarządzania bazą danych do organizowania i przechowywania danych. Zarządzanie bazami danych może być wyzwaniem, zwłaszcza jeśli chodzi o zapewnienie bezpieczeństwa danych. Jeśli Twój system księgowy wymaga oddzielnych baz danych, ważne jest, aby mieć odpowiedni system zarządzania bazą danych, aby utrzymać je zorganizowane i bezpieczne.
# Krok 5: System księgowy – Zdecyduj się na platformę i zbuduj system
Ostatnim krokiem w kształtowaniu systemu księgowego jest podjęcie decyzji o platformie i zbudowanie systemu. Będzie to zależało od rodzaju wybranego systemu księgowego, ale ogólnie rzecz biorąc, będziesz chciał zacząć od oceny swojego obecnego systemu księgowego. Jeśli obecnie używasz ręcznego systemu rachunkowości, będziesz chciał przejrzeć swoje obecne praktyki i zobaczyć, jak można je poprawić. Jeśli używasz systemu komputerowego, możesz przejrzeć, co system obecnie robi i zobaczyć, jak można go poprawić. Po dokonaniu oceny obecnego systemu, można zacząć szkicować, co nowy system rachunkowości będzie wyglądać. Będziesz chciał rozważyć, jak system rachunkowości będzie współdziałać z innymi systemami w firmie i jakie dane będzie przechowywać. Pomoże to stworzyć solidne podstawy dla systemu księgowego.
Pamiętajcie, że wiele z tych usług jest oferowanych przez wirtualne biura. Warto się zastanowić czy nie skorzystać z ich usług w celu ułatwienia sobie biznesu. Zapraszamy was też do zapoznania się z naszą inną stroną dotyczącą Poznania – wirtualne biuro Poznań.
- Mała księgowość – jak ją prowadzić ?
- ABC o podatku CIT
- Czym jest Karta Podatkowa?
- KPIR dla początkujących
- Usługi wirtualnego biura
- Pandemia i biznes – jak wpłynęła na wirtualne biura?
Jeśli chcesz założyć firmę lub przenieść jej siedzibę możesz to teraz zrobić przez Wirtualne biuro Wrocław